9. Een tekst goed opbouwen

Een professionele tekst zoals een projectplan, persbericht, artikel of memo heeft vaak een duidelijke structuur met een vaste, heldere indeling. Dit verhoogt de leesbaarheid en de begrijpelijkheid van het document.

In dit hoofdstuk geven we je tips over hoe je een tekst goed opbouwt.

Algemeen

De algemene tips in dit hoofdstuk zijn heel belangrijk en gelden eigenlijk voor alle documenten die je maakt. Daarom beginnen we ermee.

Ze gaan erover dat je eerst goed nadenkt over wat belangrijk is in je boodschap. Als je lezer maar één ding kan onthouden, wat moet dat dan zijn?

Dit doe je het beste aan de hand van de ‘omgekeerde piramide’. De aanname is dat lezers bovenaan een artikel nog geïnteresseerd en geconcentreerd zijn. Naarmate ze verder lezen wordt de aandacht minder of haken ze af.

Begin dus met de kern van de boodschap. Daarna komt wat volgens jou vervolgens het belangrijkst is. En zo bouw je je tekst verder op. Het minst belangrijke staat onderaan. Zelfs als de lezer halverwege afhaakt heeft hij de essentie meegekregen en antwoord op zijn meest dringende vragen.

Schrijven volgens de piramidestructuur heeft een aantal voordelen. Het zorgt ervoor dat jij als schrijver de tekst ‘automatisch’ logisch structureert en gemakkelijker hoofd- van bijzaken scheidt. Het voordeel voor de lezer is dat hij snel en duidelijk wordt geïnformeerd.

Een duidelijke indeling komt de leesbaarheid ten goede en maakt de lezer minder moe. Voorkom een ‘muur van tekst’ door structuur aan te brengen.

Werk met titels, kopjes en tussenkopjes en zorg dat ze deze tekst eronder goed samenvatten. Gebruik ook opsommingen (vanaf 3 onderdelen). Wissel langere en korte zinnen met elkaar af, dat geeft je tekst ritme. Let ook op de leesbaarheid en begrijpelijkheid. Oftewel: schrijf op B1-niveau.

Leg je tekst weg en kijk er een paar dagen later nog eens naar. Wedden dat je dingen ziet die beter of bondiger kunnen?

Projectdocumenten

Projectplannen, communicatieplannen en dat soort documenten: met deze tips maak je ze sneller en lezen ze fijner.

Dit helpt je om in een bepaalde schrijf-mindset te komen. Heb je weinig tijd? Lees dan alleen hoofdstuk 3: Leidende principes.

Dit gaat over de doelgroep van je document. Probeer je te verplaatsen in je lezer en toets telkens of de informatie die je op wilt schrijven, relevant is. Een valkuil van veel mensen is te veel informatie willen delen, waardoor lezers afhaken.

Deze voorlopige indeling mag echt nog wel wijzigen, maar het helpt enorm als je zaken die over hetzelfde onderwerp gaan, even bij elkaar zet. Dit hoeft niet lang te duren. Met een half uurtje teksten heen en weer schuiven, kom je al een heel eind.

Slim om te doen:

Maak een bronbestand (een document met daarin alle ruwe teksten), maak daar een kopie van en bewaar deze. Je kunt dan werken vanuit het andere bestand en hier structuur in aanbrengen. Mocht iets zoekraken door het knippen-plakken, kun je het altijd nog terugvinden in het bronbestand.

  • Begin steeds met een hele korte inleiding. Deze maak je visueel duidelijk door de tekst iets groter te maken of dik- of schuingedrukt te zetten. Zorg dat de inleiding uitnodigt om verder te lezen.
  • Ga dan verder met de tekst van het hoofdstuk. Hierin werk je per alinea of paragraaf (een groepje alinea’s) een deelonderwerp uit. Maak alinea’s niet te lang (idealiter 4 tot 6 en maximaal 10 regels). Plaats witregels tussen alinea’s. Dat oogt rustiger.
  • Eindig je hoofdstuk met een samenvatting, conclusie, verwijzing naar het volgende hoofdstuk, aanbevelingen of opsomming van actiepunten.

Persbericht

Schrijf jij wel eens persberichten? Met deze tips vang én houd je de aandacht van je lezers.

Een handig vragenlijstje om af te werken:

  • Wat (is er gebeurd)?
  • Waar (is het gebeurd)?
  • Wanneer (is het gebeurd)?
  • Wie (zijn erbij betrokken)?
  • Waarom (is het gebeurd)?
  • Hoe (is het gebeurd)?

De antwoorden op deze vragen bepalen de inhoud (en structuur) van je persbericht. Start na de kop met een alinea met daarin het belangrijkste nieuws samengevat in drie tot vier zinnen. Die eerste alinea noemen we de lead. Schrijf je de rest van je tekst ‘oprolbaar’.

Dit is min of meer hetzelfde als de omgekeerde piramide die we hiervoor bespraken. Oprolbaarheid is ontstaan door de krant. Als er geen ruimte meer was op het papier, moest de laatste alinea van een bericht kunnen wegvallen en de essentie/boodschap toch intact blijven.

Tegenwoordig is oprolbaar schrijven om andere redenen belangrijk. Mensen zijn sneller afgeleid en lezen minder lang (dit geldt voor web helemaal). Ze willen in de eerste paar zinnen van antwoord krijgen op hun vraag of weten wat er is gebeurd.

Dit betekent dat de eerste alinea van je pers- of nieuwsbericht de belangrijkste informatie moet bevatten en op zichzelf staand leesbaar moet zijn. Het bericht is nog steeds te volgen als je de laatste alinea’s weghaalt. Start dus met de belangrijkste feiten en vervolg met de achtergrondinformatie.

Overigens is deze aanpak toepasbaar op vrijwel alle vormen van geschreven content en dus een goede basis om kort en bondig te leren schrijven.

Schrijftips voor digitale kanalen

Als je voor online of digitale kanalen schrijft, gelden er (deels) andere regels. Deze lees je in hoofdstuk 8: Schrijven voor web.